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Quatre exigences clés lors de l'achat d'une administration de fonds en 2020

Par Mike Schroeder

Publié le 27 février 2020

En tant que gestionnaire d'investissement, il n'est pas toujours clair qui devrait être votre administrateur de fonds tiers (TPA). Lors de l'ouverture d'un fonds, ce n'est pas la première priorité pour beaucoup en raison d'un manque de sensibilisation plutôt que d'importance. Le choix se résume souvent à une recherche Google ou à une référence. Les gestionnaires de fonds qui pensent que l'administration des fonds est banalisée et qui ne réévaluent pas en permanence la relation avec leur TPA, peuvent manquer des attributs clés qui peuvent grandement profiter à l'expérience client.

Au cours de la dernière année, j'ai eu la chance de rencontrer un certain nombre d'excellents gestionnaires d'investissement - petits et grands - représentant des dizaines de catégories d'actifs et de stratégies d'investissement différentes. J'aimerais partager quelques observations clés que j'ai faites et qui peuvent grandement aider dans une recherche TPA ainsi que des commentaires sur les attributs que j'ai trouvés très utiles.

Avant d'entrer dans les détails, il est important de se poser une question fondamentale :

Pourquoi les entreprises sous-traitent-elles l'administration des fonds et quelle valeur l'administrateur du fonds apporte-t-il ?

Un administrateur de fonds est un tiers indépendant qui peut calculer les profits et les pertes, fournir la valeur liquidative, des services aux investisseurs (tels que l'AML et traiter les demandes des clients) ainsi que fournir aux investisseurs l'assurance qu'ils sachent que les actifs et les rapports sont exacts.

Pour la grande majorité des gestionnaires de fonds, il est souvent nettement moins cher et plus efficace d'externaliser l'administration des fonds. Tenter d'exécuter le processus en interne peut coûter des centaines de milliers de dollars et nécessite l'embauche et la formation de plusieurs employés. De plus, étant donné le potentiel de malversations émanant de mauvais contrôles internes, faire effectuer des calculs et des services par un TPA est la configuration structurelle préférée de la grande majorité des investisseurs professionnels.

Il existe une poignée d'exigences clés dans un TPA qui servent de guide de base pour chaque gestionnaire de fonds, du démarrage à l'établissement. Il est extrêmement important que votre administrateur respecte les points ci-dessous.

1. Les gens

Les gens sont la partie la plus importante de l'entreprise; trouver un administrateur avec une équipe de qualité. Vous aurez beaucoup de questions (surtout si vous êtes inexpérimenté) et vous voudrez quelqu'un qui pourra y répondre. Des problèmes surgiront inévitablement et vous voulez également quelqu'un qui a la capacité de les résoudre rapidement et efficacement.

Point de contact - Découvrez qui sera votre principal point de contact - vous voulez quelqu'un de fiable et quelqu'un qui peut répondre à toutes vos questions. Si votre point de contact ne peut pas répondre à toutes les questions, assurez-vous qu'il travaille en étroite collaboration avec les personnes qui le peuvent.

Je suis fier de dire que je connais les bonnes personnes dans mon entreprise qui peuvent résoudre n'importe quel problème de back-office.

Flexibilité - Renseignez-vous sur la flexibilité. C'est un attribut souvent négligé que dans le passé même j'aurais manqué. Renseignez-vous sur un moment où le TPA a dû faire preuve de créativité pour résoudre un problème. Je suis fier de dire que chez Sudrania, nous avons résolu les problèmes de nombreux clients dont les administrateurs n'avaient pas la flexibilité ou les connaissances nécessaires pour les exécuter.

Facilité - Le processus d'intégration, qui est une procédure assez standard, est souvent l'endroit où les premiers drapeaux rouges apparaissent. Par exemple, avez-vous besoin d'une équipe de quatre avocats et de personnes chargées de la conformité pour lire un contrat de service, ou est-ce simple et lisible ? Si le TPA propose plusieurs niveaux de service, assurez-vous de ne pas payer trop cher pour ce qui devrait être des fonctionnalités standard. Si, vers la fin d'un processus, vous n'êtes toujours pas sûr et que vous disposez de plusieurs fonds, il est parfaitement acceptable, voire recommandé, de tester un seul fonds, plutôt que de les déplacer tous en même temps.

2. Coût

Le coût est le premier facteur de choix pour la plupart des gestionnaires, en particulier les gestionnaires émergents. En termes clairs, et je serai extrêmement direct : de nombreux gestionnaires paient beaucoup trop cher pour l'administration des fonds

Si un gestionnaire de fonds utilise le même TPA depuis plus de 5 ans, je pense qu'il est de son devoir d'enquêter sur les concurrents. Actuellement, de nombreuses grandes entreprises et/ou spécialisées surfacturent considérablement les clients, il est donc important qu'un gestionnaire fasse le tour pour évaluer les options. Au cours du processus d'évaluation, il est important de se demander ce qu'un APT à coût élevé apporte à la table.

Naturellement, différentes structures de fonds auront des coûts différents - un fonds d'actions vanille négocié avec une seule maison de courtage est nettement plus facile à administrer qu'une stratégie moins liquide ou plus obscure. Les clients varient généralement d'un client à l'autre, il peut donc être difficile de comparer des pommes avec des oranges ici. Obtenir plusieurs devis est essentiel.

Bien que le coût soit l'un des facteurs les plus importants, il est important de s'assurer que vous obtenez le bon service. Faites-vous un ami – demandez des références ! Concrètement, un gestionnaire de fonds aux caractéristiques similaires aux vôtres (encours sous gestion, actifs, investisseurs similaires, etc.) sera le plus représentatif. Demandez à cette personne référée son expérience concernant les temps de réponse, les livrables, les autres fournisseurs de services qu'elle a utilisés ou avec lesquels elle a parlé, et tout autre élément sur lequel vous avez besoin de clarification.

3. Technologie

En ce qui concerne la technologie, de nombreux administrateurs utiliseront des technologies héritées telles que des feuilles de calcul, qui sont sujettes aux erreurs manuelles. De nombreux administrateurs licencieront des logiciels maladroits, difficiles et coûteux (un coût qui vous sera répercuté). Certains des administrateurs les plus importants et les plus établis ont leur propre logiciel. Chez Sudrania, nous avons passé plus de 2 ans à créer une solution logicielle pour automatiser les rapports, ce qui permet aux gestionnaires de fonds de réaliser d'énormes économies.

Voici les capacités minimales auxquelles un gestionnaire de fonds devrait avoir accès :

Portail du gestionnaire - En tant que gestionnaire d'investissement, vous devez disposer d'une plate-forme de reporting. Ce portail doit fournir des détails clés tels que les soldes des investisseurs, le compte de résultat, les rapports comptables, les valeurs liquidatives, l'activité du capital et les résumés des investisseurs.

Des points bonus si vous obtenez un tableau de bord et des rapports spécifiques au client - ceux-ci peuvent inclure des rapports d'attribution et d'exposition, des rapports comptables tels que des bilans et des comptes de résultat, des feuilles de rupture ou même des rapports personnalisés.

Portail des investisseurs - Vos investisseurs devraient disposer d'un portail de base pour se connecter et vérifier leurs relevés au minimum. De nombreux portails proposent des déclarations périodiques (quotidiennes, mensuelles, trimestrielles, etc.) et des documents tels que des newsletters. Cela peut être intégré à votre site Web et en marque blanche.

Sécurité de l'information et cybersécurité – – La sécurité de l'information et la cybersécurité sont actuellement une priorité absolue pour les régulateurs du monde entier. L'administrateur de votre fonds détient des informations personnelles précieuses telles que l'activité commerciale et les informations personnelles de l'investisseur. Il est important que quelqu'un d'autre ait effectué un audit détaillé de la sécurité de l'administrateur du fonds. Je recommande de demander et de lire une copie de leurs rapports d'audit SSAE / SOC 1 ou SOC 2.

Les audits SOC sont utiles pour obtenir le point de vue d'un auditeur indépendant sur le contrôle interne et les contrôles de sécurité de l'information de l'administrateur du fonds. Cela aide à obtenir l'assurance que ses données sont en sécurité. Le rapport SOC met en évidence les principaux éléments de non-conformité et leur impact potentiel sur une entreprise. Les audits SOC sont effectués par un cabinet d'audit tiers ou un cabinet CPA agréé conformément à la SSAE18. Les audits évaluent différents niveaux de service ou de sécurité. Voici quelques brèves informations ci-dessous sur le contenu de chaque type de rapport :

  • SOC 1 Type I - se concentre sur la qualité de la conception des contrôles internes et des processus opérationnels d'une organisation de services..
  • SOC 1 Type II - s'ajoute à la SOC 1 Type 1 selon laquelle l'opinion de l'auditeur sur les tests du contrôle interne concernant l'efficacité du contrôle interne au cours de la période d'audit. Dans un type II, un utilisateur client a non seulement l'assurance que les commandes sont en place, mais également que les commandes fonctionnent comme prévu.
  • SOC 2 Type I – Semblable à un rapport SOC 1, dans un rapport SOC 2, l'auditeur évalue la conception efficace des contrôles de la société de services qui concernent la disponibilité, la sécurité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la confidentialité. Les critères utilisés pour l'évaluation sont ceux décrits par les critères des services de confiance de l'AICPA.
  • SOC 2 type II – l'efficacité du fonctionnement des contrôles internes est évaluée pour fournir une opinion selon laquelle les données de l'utilisateur client sont sécurisées, confidentielles, les systèmes sont disponibles selon les besoins, le traitement est effectué de manière complète et intégrale, etc.
  • SOC 3 type -Enfin, un rapport SOC 3 est un rapport d'utilisation générale qui peut être affiché sur le site Web de l'administrateur de fonds, contrairement aux rapports SOC 2 qui sont des rapports restreints et ne peuvent pas être utilisés à des fins de marketing ou à usage général.

Manoj Jain, CPA, a souligné l'importance des rapports SOC dans l'évaluation des fournisseurs. Il dit qu'en tant qu'acheteur à la recherche d'une administration de fonds, la visibilité sur ses pratiques en matière de sécurité des informations et de confidentialité est un élément important du processus d'évaluation des fournisseurs, et les rapports SOC 1 et SOC 2, ainsi que les rapports SOC 3, aident considérablement. Lorsque vous examinez un rapport SOC 3, vous pouvez vous assurer que l'administrateur du fonds a subi un examen complet de ses mesures de sécurité et qu'il respecte dans une large mesure ces critères.

4. Service client

Les gens s'attendent à un service client de qualité inférieure dans le secteur financier. Dans le passé, c'était une industrie qui tenait ses clients pour acquis. Ce n'est pas forcément le cas et ça change.

Les services aux investisseurs sont une caractéristique commune des administrateurs de fonds et il est important qu'un TPA traite correctement les investisseurs. Le nombre d'investisseurs d'un Fonds est un facteur important lors de la sélection d'un TPA. Un petit magasin peut bien se débrouiller avec une poignée de demandes d'investisseurs, mais peut être submergé par 1 000 demandes, alors tenez également compte de cela.

Conclusion:

Trouver un administrateur de fonds de qualité est une partie essentielle du processus de constitution du fonds ainsi qu'une partie importante de la diligence raisonnable continue du fournisseur de services pour les fonds établis. Bien que les références soient l'un des meilleurs moyens de trouver un administrateur de fonds, il est important d'évaluer plusieurs fournisseurs pour trouver celui qui convient le mieux. Il est important de se renseigner sur les TPA :

  • Gens
  • Coût
  • La technologie
  • Service Clients

Même si un gestionnaire de fonds a utilisé un fournisseur pendant plusieurs années, je pense qu'il est de son devoir de rechercher en permanence de nouvelles solutions. Qu'il s'agisse de prix, de service ou de technologie, je pense que vous pourriez être choqué par l'évolution de l'industrie au cours des dernières années.

Si vous avez besoin d'aide pour trouver un administrateur de fonds ou d'autres fournisseurs de services dans le secteur financier, veuillez nous contacter car je serai ravi de partager plus d'informations sur Sudrania Fund Services ou des contacts supplémentaires avec des fournisseurs.

Selon vous, quelle est la chose la plus importante à rechercher en 2020 auprès d'un administrateur de fonds ?

Je tiens à remercier Shalin Madan, fondateur de Bodhi Tree Asset Management, LLC ( https://btam.co/ ) pour son aide à la rédaction, ainsi que Manoj Jain, CPA, (www.riskpro.in ) pour son contributions à cet article.